Unternehmen online

Anleitung: Standard-Modus

Hier geht es zur Anleitung “Standard”:

Es handelt sich nur um eine allgemeine Anleitung, individuell kann diese von Ihren Vorgängen abweichen.

Anleitung: Erweiterter Modus

Hier geht es zu der Anleitung “Erweitert”:

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Es handelt sich nur um eine allgemeine Anleitung, individuell kann diese von Ihren Vorgängen abweichen.

In dem folgenden Video wird das Belegerfassen im erweiterten Modus von Andreas Hausmann dargestellt:

Anleitung: Jahresübernahme

Hier geht es zur Anleitung „Jahresübernahme”:

Die Jahresübernahme wird auch in einem Video von Andreas Hausmann dargestellt:

SmartLogin einrichten

Sie können sich über Ihr Handy ebenfalls in einige Apps von DATEV einloggen. Dazu benötigen Sie den DATEV SmartLogin. Das ist eine verschlüsselte App, mit der Sie sich in die jeweiligen Anwendungen einloggen können. Sprechen Sie uns gerne darauf an.

Zuerst müssen wir Ihnen ein SmartLogin bei der DATEV bestellen. Dies geht ganz schnell. Daraufhin erhalten Sie Zugangscodes per Post oder von uns vorab.

Dann müssen Sie diesen einrichten.

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Wenn Sie sich ein neues Handy angeschafft haben und auf diesem die App SmartLogin installieren möchten, müssen Sie sich erneut in der App mit dem zu Beginn zugeschickten Registrierungscode registrieren. Sollten Sie diesen nicht mehr zur Hand haben, melden Sie sich bitte bei uns.

Upload mobil: Belege mit dem Handy hochladen

Um die Belege mit dem Handy einfach abzufotografieren und in Unternehmen online hochzuladen, benötigt man einen SmartLogin.
Diesen können wir kurzfristig und kostenlos bestellen.

Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie das Ganze funktioniert, schauen Sie sich gerne das Video von Andreas Hausmann an:

Fehler SmartLogin/Upload mobil

  • Sind die Apps aktuell? Sehen Sie im Appstore nach, ob Sie die Apps aktualisieren können. Ist dies der Fall, aktualisieren Sie die jeweilige App.
  • Haben Sie den PIN zu oft falsch eingegeben? Ist die App SmartLogin gesperrt? Wenden Sie sich bitte an uns. Ihr SmartLogin muss unsererseits entsperrt werden.

Fehler SmartCard/Sicherheitspaket

Sie wollen in Unternehmen online gehen oder etwas über den DATEV Belegtransfer/das DATEV-ScanModul in Unternehmen online hochladen und es kommt ein ähnlicher Fehler:

Dann gehen Sie folgende Schritte zur Abhilfe durch:

  • Ist das Zeichen in der Taskleiste grün?
    • Wenn es rot ist, stellen Sie sicher, dass der DATEV-Stick gesteckt ist und leuchtet.
    • Wenn der Stick gesteckt ist: herausziehen und erneut einstecken und kurz warten.
    • Wenn der Stick rot bleibt, starten Sie den PC neu.
  • Ist die aktuelle Version vom Sicherheitspaket/Sipacom installiert?
    • Fahren Sie dazu über das Zeichen in der Taskleiste. Ein Textfeld mit der Version wird angezeigt. Ist es die gleiche Version wie auf der DATEV-Internetseite?
      DATEV Sicherheitspaket compact
    • Wenn die Version im auf der DATEV-Internetseite neuer ist, installieren Sie bitte diese Version.

Wenn das Sicherheitspaket/die SmartCard weiterhin Probleme macht, wenden Sie sich bitte an uns.

Beleg doppelt eingescannt/erfasst

  • Beleg ist noch nicht an den Berater bereitgestellt? Dann kann der Beleg gelöscht werden:
    • Startseite Belege ⇒ Belegsuche (z.B. Rechnungsnummer oder Geschäftspartner eingeben) ⇒ falschen Beleg in den Papierkorb verschieben
  • Beleg ist bereits an den Berater bereitgestellt? Dann kann der Beleg nicht mehr gelöscht werden ⇒ bitte informieren Sie Ihren Buchhaltungssachbearbeiter bei uns

Beleg wurde erfasst, ist aber nicht unter - offene Rechnungen -

Das kann folgende Ursachen haben:

  • Bei der Belegerfassung wurde nicht das Häkchen bei „Überweisung erstellen” gesetzt
    • wird der Beleg vom Lieferanten eingezogen, ist das richtig so
    • muss der Beleg von Ihnen selbst bezahlt werden, müssen Sie das ändern
  • Bei der Belegerfassung wurde der Bezahlt-Status auf „vollständig bezahlt” gesetzt
    • wenn das falsch ist und der Beleg noch bezahlt werden muss ⇒ Bezahlt-Status ändern
  • Der Beleg sollte überwiesen werden und somit an die Bank gesendet, allerdings ist die Zahlung abgebrochen/fehlgeschlagen:
    • nicht erneut einscannen
    • Startseite Bank ⇒ rechts sollte der Beleg unter „Überweisungen ausführen” sein

Fehler bei Überweisungen

  • Prüfen Sie, ob alle Daten in der Überweisung komplett sind:
    • Startseite Bank ⇒ rechts auf Überweisungen ausführen ⇒ evtl. die Sammelzahlung aufklappen ⇒ sind bei den Zahlungen Fehlerhinweise? ⇒ Zahlung markieren ⇒ unten links neben Zahlungsdetails auf klicken
      • fehlerhaftes Feld korrigieren ⇒ Speichern ⇒ Zahlung erneut an Bank senden
  • Können Sie keinen PIN eingeben?
  •  Sie haben einen PIN, aber keine TAN eingegeben?
    • Die Zahlung wurde auf jeden Fall nicht ausgeführt! Bitte gehen Sie wie folgt vor:
      Startseite Bank ⇒ rechts auf Überweisungen ausführen ⇒ evtl. die Sammelzahlung aufklappen ⇒ Ist bei dem Status folgendes Zeichen?

      ⇒ Dann muss die Zahlung kopiert und erneut ausgeführt werden. Am nächsten Tag verschwindet die fehlgeschlagene Zahlung in der Regel.
  •  Sie haben einen PIN und eine TAN eingegeben, aber lt. Unternehmen online ist die Zahlung fehlgeschlagen?
    •  Die Zahlung ist höchst wahrscheinlich ausgeführt worden. Bitte sehen Sie im separaten Online Banking nach, ob die Zahlung evtl. doch nicht ausgeführt wurde.

Skonto soll trotz überschrittener Frist gezogen werden?

Es gibt zwei Möglichkeiten den zu ziehenden Skonto zu ändern:

  1. vor der Überweisungserstellung:
    • Startseite Belege -> Rechnungen überweisen ⇒ gewünschten Beleg markieren ⇒ Beleg bearbeiten (oben über Stift) ⇒ Zahlungsbedingung manuell ändern ⇒ Speichern und weiter ⇒ Beleg kann überwiesen werden
  2. während der Überweisungserstellung:
    • Zahlung abbrechen ⇒ Startseite Bank ⇒ Überweisung ausführen ⇒ Zahlung markieren ⇒ unten links neben Zahlungsdeteils auf ∧ ⇒ Skonto manuell erfassen ⇒ Speichern ⇒ Zahlung erneut an Bank senden

Rechnung kann nicht gelöscht werden

Dies ist der Fall, wenn die Rechnung bereits dem Steuerberater bereitgestellt wurde.

  • Wenn die Rechnung nachträglich geändert wurde, muss eine Stornorechnung sowie die neue Rechnung ebenfalls eingescannt und erfasst werden.
  • Wenn die Rechnung nicht nachträglich geändert wurde, sondern nur bei der Erfassung in Unternehmen online ein Fehler unterlaufen ist und für die Überweisung bearbeitet werden muss, wenden Sie sich bitte an Ihren Buchhaltungssachbearbeiter.

Neue Bankverbindung?

Diese muss in Unternehmen online einmalig hinterlegt werden:

⇒ Unternehmen online öffnen ⇒ (links) Stammdaten ⇒ Unternehmensangaben ⇒ Registerkarte Bank ⇒ Bankverbindung eingeben ⇒ Übernehmen:

Die Bankverbindung „springt” nach unten.

⇒ darunter auf „Einstellungen Zahlungsverkehr” klicken

Registerkarte HBCI-Zugang ⇒ Neu/Hinzufügen ⇒ (Hinweise finAPI) Weiter ⇒ Benutzername (keine ä, ö, ü, ß; keine Sonderzeichen)
⇒ Weiter ⇒ Anmeldename und PIN vom Online Banking eingeben ⇒ Bankdaten abrufen
⇒ wenn alles funktioniert hat: Zurück zur Anwendung

Registerkarte „Umsatzabholung“ ⇒ Häkchen setzen und „manuell abholen“ auswählen ⇒ Übernehmen

⇒ zum Testen auf „Startseite Bank“ gehen ⇒ Kontoumsätze aktualisieren (grüne Pfeile)

Kann man in Unternehmen online auch ohne Beleg bezahlen?

Man kann manuell eine Überweisung/Zahlung ohne Beleg ausführen:

⇒ Startseite Bank ⇒ Neue Zahlung anlegen ⇒ + drücken ⇒ unten Zahlungsdaten ausfüllen ⇒ Speichern ⇒ Zahlungssatz „springt“ nach oben

⇒ Zahlungssatz markieren ⇒ An Bank senden …

Lohnzahlungen - wie?

Sprechen Sie Ihren Lohn-Sachbearbeiter an. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Löhne an die Mitarbeiter zu überweisen:

1. Löhne werden manuell überwiesen bzw. per Dauerauftrag

2. Lohnzahlungen sollen vom Lohnprogramm direkt an Unternehmen online gesendet werden. Ist das so eingestellt, können Sie die Lohnzahlungen wie folgt ausführen:
⇒ Startseite Bank ⇒ (rechts) Überweisungen ausführen (davon X Lohnzahlungen) ⇒ markieren und an Bank senden

Auswertungen anzeigen lassen

  • Buchhaltung RZ (hier können individuelle Auswertungen abgerufen werden)
    ⇒ In Unternehmen online links ⇒ Ordner „Auswertungen OPOS“ oder „Auswertungen FIBU“ aufklappen und entsprechendes anklicken ⇒ OK (für Daten holen):

    Wenn dabei eine Fehlermeldung kommt, bitte an den Fibu-Sachbearbeiter wenden.

  • Buchhaltung PDF (hier werden nur vom Fibu-Sachbearbeiter bereitgestellte PDF-Dateien angezeigt)
    ⇒ In Unternehmen online links ⇒ „Auswertungspakete Rechnungswesen“ ⇒ gewünschte Auswertungen markieren ⇒ unten rechts „Auswertung anzeigen“
  • Lohnauswertungen
    ⇒ In Unternehmen online links ⇒ „Auswertungen Personalwirtschaft“ ⇒ gewünschte Auswertungen markieren ⇒ Öffnen
    Tipp: Favoriten anlegen:
    ⇒ Auswertungen: Favoriten ⇒ Stift anklicken:

    ⇒ OK
  • Es gibt auch die Möglichkeit sich die DATEV App auf dem iPad zu installieren. Für Android-Geräte ist das leider noch nicht möglich.
    Für die DATEV App benötigt man einen SmartLogin. Diesen können wir für Sie kurzfristig und kostenlos bestellen.
    Wie man sich die Auswertungen ansehen kann, sehen Sie in dem folgenden Video von Andreas Hausmann:

Belege bereitstellen (davon aus dem Vorjahr)

⇒ dies ist der Fall, wenn die Jahresübernahme z.B. auf 2020 durchgeführt wurde, aber noch ein Beleg aus dem Vorjahr 2019 erfasst wurde

Gehen Sie wie folgt vor:

⇒ auf „Belege bereitstellen“ klicken ⇒ (oben in der Leiste) Wirtschaftsjahr ändern ⇒ Anzeigen:

⇒ Markieren und unten rechts „Bereitstellen“

Kasse online

Die Kasse handschriftlich aufzuzeichnen kann lästig sein. Dafür hat Unternehmen online auch eine Lösung: Kasse online.

Diese ist genau wie die handschriftliche Kasse täglich zu führen. Allerdings ist die Erfassung simple und zeitlich nicht so intensiv.
Die kleinen Belege muss man nicht einscannen, man kann sie auch mit dem Handy über Upload mobil abfotografieren und hochladen.

Wie die Erfassung funktioniert, sehen Sie in dem Video von Andreas Hausmann:

DATEV Upload Mail: Eingangsrechnungen kommen per Mail

Es gibt nun auch die Möglichkeit, Rechnungen, die Sie per Mail im PDF-Format erhalten, direkt an Unternehmen online weiterzuleiten.

Dieses Tool nennt sich DATEV Upload Mail. Wie Sie das einrichten und nutzen können zeigt Ihnen das Video von Andreas Hausmann:

Digitale Personalakte

Wenn Sie die digitale Personalakte nutzen, also wenn die Lohnunterlagen in DATEV Unternehmen online Ihrem Lohn-Sachbearbeiter zur Verfügung gestellt werden, können Sie im Nachhinein die Unterlagen in Unternehmen online sehen:

Startseite Belege -> (unten links) Belege vom Belegtyp DATEV Lohn-Unterlagen Anzeigen -> (links) Alle Belege

Wenn der Lohn-Sachbearbeiter den Lohn fertig bearbeitet hat, haben die Unterlagen gewisse Bezeichnungen. Für die regelmäßigen Unterlagen haben wir einen “Knigge” erstellt. Damit Sie wissen, welche Bezeichnungen wir nutzen, finden Sie hier eine Übersicht:

Lohnvorerfassung online

Es gibt die Möglichkeit in Unternehmen online die gearbeiteten Stunden in Unternehmen online für den Lohn-Sachbearbeiter vorzuerfassen.

Dieses Tool nennt sich Lohn und Gehalt Vorerfassung. Die darin erfassten Daten können dann vom Lohn-Sachbearbeiter ins Lohnprogramm übernommen und geprüft werden.

Die Erfassungsmaske in Unternehmen online ist noch in der alten Version, allerdings wird diese auch noch überarbeitet.

Hier ist die Anleitung dazu. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Lohn-Sachbearbeiter genau durch, wie das im Lohn erfasst wird (ob Variante a oder b).

Mandantenserver

Anleitung: Buchen mit Unternehmen online

Wenn Sie Unternehmen online nutzen und selber Ihre Buchhaltung machen, müssen Sie mit Belege online buchen.

Dazu haben wir ebenfalls eine Anleitung: Buchen mit Unternehmen online

Fehler SmartCard/Sicherheitspaket

Sie wollen auf unserem Mandantenserver sich an das Rechenzentrum anschalten (z.B. Senden einer Umsatzsteuervoranmeldung) und es kommt ein ähnlicher Fehler:

Dann gehen Sie folgende Schritte zur Abhilfe durch:

  • Ist das Zeichen in der Taskleiste grün?
    • Wenn es rot ist, stellen Sie sicher, dass der DATEV-Stick gesteckt ist und leuchtet.
    • Wenn der Stick gesteckt ist: herausziehen und erneut einstecken und kurz warten.
  • Wenn das Zeichen rot bleibt:
    • vom Mandantenserver abmelden, wieder anmelden und kurz warten.
  • Wenn das Zeichen weiterhin rot bleibt:
    • vom Mandantenserver abmelden
    • Rechtsklick auf die Remotedesktopverbindung ⇒ Bearbeiten ⇒ Registerkarte „Lokale Ressourcen“ ⇒ (unten) Weitere ⇒ Häkchen bei SmartCards und Ports gesetzt?

      ⇒ OK ⇒ Registerkarte Allgemein ⇒ Speichern
      ⇒ erneut auf dem Mandantenserver anmelden und warten.

Wenn das Sicherheitspaket/die SmartCard weiterhin Probleme macht, wenden Sie sich bitte an uns.

Drucker wird nicht gefunden

Der Drucker wird z.B. beim Drucken von Auswertungen in Kanzlei Rechnungswesen nicht gefunden. Dann gehen Sie wie folgt vor:

⇒ Vom Mandantenserver abmelden
⇒ Rechtsklick auf die Remotedesktopverbindung ⇒ Bearbeiten ⇒ Registerkarte „Lokale Ressourcen“ ⇒ Häkchen bei Drucker setzen:

⇒ Registerkarte Allgemein ⇒ Speichern
⇒ erneut auf dem Mandantenserver anmelden und der Drucker sollte gefunden werden

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